Het invoeren van een nieuw evenement doe je aan de hand van een aantal stappen. Deze stappen staan hieronder nader toegelicht. Het kader met de classificatie van het evenement blijft in alle tabbladen zichtbaar. Het is mogelijk om tussen de tabbladen te wisselen zonder dat alle velden ingevuld hoeven te zijn. Wissen van een tabblad doe je door op de knop ‘Volgende’. Opslaan van het evenement is niet mogelijk als een verplicht veld niet is ingevuld. De rood gemarkeerde velden betreffen verplichte velden.

Basisgegevens

In het tabblad ‘Basisgegevens’ vul je de algemene gegevens van het evenement in. Het gaat dan om onder andere de naam van het evenement, de datum en tijd(en) waarop het evenement plaatsvindt en de locatie.

Locatie invoeren

Het invoeren van een locatie gaat het makkelijkst aan de hand van een postcode en huisnummer. Door beide in te voeren wordt automatisch het juiste adres en de bijbehorende plaatsnaam en gemeente geselecteerd. Op basis van de postcode en het huisnummer wordt ook de marker op de kaart getoond.

Het invoeren van een locatie van een evenement waar geen postcode en huisnummer van bekend is (bijvoorbeeld bij een tentfeest in een weiland) doe je door de dichtstbijzijnde postcode met huisnummer ten opzichte van de ingang van het evenemententerrein in te voeren. Vervolgens kun je de marker op de kaart verslepen naar de juiste locatie. De ‘fictief’ ingevoerde postcode en het huisnummer kun je vervolgens verwijderen.

Risicoclassificatie

De risicoclassificatie betreft een hulpmiddel om de juiste aanpak voor het evenement te bepalen. Het wordt ook wel de risicoscan genoemd. Het risicoclassificatiemodel, bestaande uit een aantal vragen met diverse antwoordcategorieën waar een puntentelling aanhangt, geeft een uitkomst in een klasse A (regulier evenement), B (aandachtsevenement) of C evenement (risico-evenement). De vragen bijhorende het risicoclassificatiemodel staan gedeeltelijk onder het tabblad ‘Basisgegevens’ en daarnaast onder het tabblad ‘Risicoclassificatie’. 

Omdat er specifieke factoren mee kunnen spelen die niet in eerste risicoscan te vatten zijn (bijvoorbeeld naar aanleiding van opgedane ervaringen met het evenement) is er de mogelijkheid om de uitkomst van de classificatie aan te passen. Een motivering is hierbij wel verplicht. Uiteindelijk wordt uitgegaan van de definitieve classificatie. Dit veld vul je zelf handmatig in.

Checklisten

Er zijn twee checklisten: de checklist GHOR en de checklist Brandweer. Een aantal vragen uit de checklisten komt overeen met de risicoscan. Waar mogelijk wordt automatisch een koppeling gemaakt tussen de gekozen antwoorden in de risicoscan en de vragen in de checklisten. In dit geval staat het antwoord in de checklist niet op onbekend maar sluit het antwoord aan op wat je bij de risicoscan hebt ingevoerd.

Checklist GHOR

De checklist GHOR biedt handvaten om te bepalen of er voor een klasse A of B evenement een maatwerk advies van de GHOR en/of GGD nodig is.

De checklist werkt als volgt. Het antwoord ‘Ja’ op een vraag geeft een verhoogd geneeskundig risico weer. Indien deze niet of onvoldoende uitgewerkt is in de standaard richtlijnen van de GHOR/GGD, wordt aangeraden advies te vragen door Ja’ aan te vinken voor het melden van het evenement aan de GHOR. Als alle antwoorden met ‘Nee’ worden beantwoord kunnen de standaard richtlijnen gebruikt worden.

De antwoorden staan standaard op ‘Onbekend’. Deze moet je handmatig aanpassen naar het juiste antwoord. Indien je geen antwoord hebt op een vraag kun je bij de organisator om duidelijkheid vragen. Indien je er na navraag bij de organisator niet uitkomt kun je contact opnemen met de bij jou bekende GHOR adviseur.

Checklist Brandweer

De checklist brandweer biedt handvaten om bij klasse A evenementen te bepalen of een advies van de brandweer nodig is. Hiervoor zijn een aantal randvoorwaarden geformuleerd.

De checklist werkt als volgt. Het antwoord ‘Ja’ op een vraag betreft een aandachtspunt ten aanzien van brandveiligheid. In dit geval is het aan te raden om contact op te nemen met de bij jou bekende brandweeradviseur. Als alle antwoorden met ‘Nee’ worden beantwoord is het niet noodzakelijk advies in te winnen van de brandweer. Indien je, als bevoegd gezag, desondanks een advies wenselijk vindt, is dit uiteraard altijd mogelijk.

De antwoorden staan standaard op ‘Onbekend’. Deze moet je handmatig aanpassen naar het juiste antwoord. Indien je geen antwoord op een vraag hebt kun je of bij de organisator om duidelijkheid vragen of intern binnen de gemeente navraag doen. Dit laatste kan bijvoorbeeld nodig zijn als het gaat om het vrijhouden van de bluswatervoorzieningen. Indien je er na navraag bij de organisator of intern binnen de gemeente niet uitkomt kun je contact opnemen met de bij jou bekende brandweeradviseur.